Як розрахувати кількість кави для офісу на місяць

Щоб в офісі не закінчувалася кава, але водночас не накопичувалися зайві запаси, варто заздалегідь розрахувати середнє місячне споживання. Для цього недостатньо просто помножити кількість працівників на кількість робочих днів. Потрібно врахувати, скільки людей фактично буває в офісі, хто з них п’є каву, скільки чашок готують протягом дня та скільки грамів зерна використовує кавомашина.

У середньому невеликому офісу на 10 працівників може знадобитися близько 3–4 кг кави на місяць, компанії на 25 осіб — 7–9 кг, а колективу із 50 працівників — приблизно 14–17 кг. Проте точна кількість залежить від робочого графіка, типу кавомашини, рецептури напоїв і кавових звичок команди.

Розглянемо, як правильно розрахувати каву для офісу, який запас закладати та як уникнути ситуації, коли зерно закінчується посеред робочого тижня.

Навіщо розраховувати місячне споживання кави

Кава в офісі — це регулярна стаття витрат. Якщо замовляти її без підрахунку, можуть виникнути дві протилежні проблеми:

• кава закінчується раніше наступної доставки;
• в офісі накопичується надто великий запас;
• відкриті пачки довго зберігаються та втрачають аромат;
• бюджет на каву постійно змінюється;
• складно порівнювати пропозиції різних постачальників;
• неможливо прогнозувати потреби під час розширення команди.

Правильний розрахунок допомагає сформувати стабільний графік закупівель, визначити місячний бюджет і замовляти каву свіжого обсмаження у потрібній кількості.

Це особливо важливо для великих офісів, коворкінгів, навчальних центрів, салонів, магазинів, медичних установ і компаній, у яких кавою пригощають не лише працівників, а й клієнтів.

Від чого залежить витрата кави в офісі

Для точного розрахунку потрібно врахувати п’ять основних показників:

1. середню кількість людей, які щодня працюють в офісі;
2. частку працівників, які п’ють каву;
3. середню кількість чашок на одну людину;
4. дозу кави на одну порцію;
5. кількість робочих днів у місяці.

Окремо варто додати запас на гостей, переговори, корпоративні зустрічі та можливі коливання споживання.

Формула розрахунку кави для офісу

Для базового розрахунку можна використати таку формулу:

Кількість працівників × частка кавоманів × чашок на день × робочих днів × грамів на чашку ÷ 1000

Отриманий результат покаже приблизну кількість кави в кілограмах.

Після цього бажано додати ще 10–15% запасу.

Приклад розрахунку

В офісі щодня працює 20 осіб:

• 80% працівників п’ють каву;
• кожен випиває в середньому 2 чашки;
• у місяці 22 робочі дні;
• кавомашина використовує 9 г зерна на одну порцію.

Розрахунок:

20 × 0,8 × 2 × 22 × 9 ÷ 1000 = 6,34 кг

Додаємо 10% запасу:

6,34 × 1,1 = 6,97 кг

Отже, для такого офісу доцільно замовляти приблизно 7 кг кави на місяць. Якщо в компанії часто проводять зустрічі з клієнтами, краще збільшити замовлення до 7,5–8 кг.

Скільки грамів кави потрібно на одну чашку

Кількість зерна залежить від типу обладнання, рецепта та налаштувань міцності.

Для класичного еспресо часто використовують близько 7–9 г меленої кави на одну порцію. Подвійний еспресо може потребувати приблизно 14–18 г. Водночас сучасні рецепти та налаштування кавомашин можуть передбачати більшу дозу.

Для офісних розрахунків можна орієнтуватися на такі показники:

Для фільтр-кави поширеним орієнтиром є приблизно 55–60 г меленої кави на літр води.

Ці значення не варто сприймати як універсальну норму. Автоматична кавомашина може використовувати різну кількість зерна залежно від обраної міцності, розміру порції та моделі обладнання.

Найточніший спосіб — провести контрольне зважування.

Як дізнатися реальну витрату кавомашини

Навіть дві однакові за типом кавомашини можуть витрачати різну кількість зерна. Тому перед формуванням постійного замовлення варто перевірити фактичне споживання.

Спосіб 1. Зважити зерно до і після

Засипте в контейнер точно 1 кг кави та зафіксуйте показник лічильника порцій. Коли зерно закінчиться, подивіться, скільки напоїв було приготовлено.

Наприклад, з одного кілограма кавомашина приготувала 110 чашок:

1000 г ÷ 110 = 9,1 г на чашку

Це і буде фактична середня витрата.

Спосіб 2. Вести облік протягом тижня

Запишіть:

• скільки кави було засипано;
• скільки робочих днів минуло;
• скільки людей перебувало в офісі;
• чи були зустрічі та гості;
• скільки зерна залишилося.

Тижневу витрату можна помножити на 4,3 — середню кількість тижнів у календарному місяці.

Спосіб 3. Використати лічильник кавомашини

Багато автоматичних кавомашин зберігають статистику приготованих напоїв. У меню можна перевірити загальну кількість еспресо, американо, капучино та інших порцій.

Після цього достатньо помножити кількість напоїв на середню дозу зерна.

Таблиця приблизного споживання кави в офісі

Нижче наведено орієнтовний розрахунок за таких умов:

• 70% працівників п’ють каву;
• у середньому — 2 чашки на день;
• 22 робочі дні;
• 9 г зерна на одну чашку;
• додатковий запас — 10%.

Таблиця дає лише стартовий орієнтир. Якщо більшість працівників п’є по три чашки на день або часто замовляє подвійний еспресо, реальна витрата буде значно вищою.

Розрахунок для офісу на 10 працівників

Припустимо, що:

• щодня присутні 10 осіб;
• 7 із них п’ють каву;
• середнє споживання — 2 чашки;
• доза — 9 г;
• робочих днів — 22.

Розрахунок:

7 × 2 × 22 × 9 = 2772 г

Отже, базове споживання становить приблизно 2,8 кг. Разом із запасом варто замовляти 3–3,5 кг кави на місяць.

Розрахунок для офісу на 25 працівників

Нехай каву п’ють 20 працівників, кожен — по 2 чашки на день:

20 × 2 × 22 × 9 = 7920 г

Результат — близько 8 кг. З урахуванням гостей і переговорів оптимальне замовлення становитиме 8–9 кг кави на місяць.

Розрахунок для офісу на 50 працівників

Припустимо, що щодня в офісі перебуває 45 осіб, а каву п’ють 35 із них:

35 × 2 × 22 × 9 = 13 860 г

Базова потреба становить близько 14 кг. Разом із резервом доцільно замовляти 15–16 кг на місяць.

Для такого обсягу зручніше погодити регулярні поставки, а не купувати всю кількість одночасно. Це допоможе підтримувати запас і використовувати каву свіжого обсмаження.

Як врахувати гібридний графік

Одна з найпоширеніших помилок — розраховувати каву за загальною кількістю працівників у штаті.

Наприклад, у компанії працює 50 осіб, але через гібридний формат щодня в офісі присутні лише 25–30. У такому разі розрахунок потрібно проводити за середньою фактичною відвідуваністю.

Щоб отримати точний показник:

1. перегляньте відвідуваність за останні 4–6 тижнів;
2. визначте середню кількість людей на день;
3. врахуйте дні з найбільшою присутністю;
4. додайте запас на загальні збори та корпоративні події.

Якщо працівники приходять в офіс нерівномірно, краще мати запас приблизно на один додатковий тиждень.

Як врахувати каву для гостей і клієнтів

У компаніях із регулярними переговорами витрата кави може бути на 10–30% вищою, ніж показує базовий розрахунок.

Для точнішого прогнозу потрібно визначити:

• середню кількість зустрічей на тиждень;
• кількість гостей;
• середню кількість чашок на одну зустріч;
• чи проводяться навчання, презентації або конференції;
• чи є окрема кавомашина в переговорній.

Наприклад, якщо щотижня офіс відвідують 20 гостей і половина з них замовляє каву:

10 чашок × 4,3 тижня × 9 г = 387 г

Отже, лише для гостей потрібно додатково близько 0,4–0,5 кг кави на місяць.

Який запас кави тримати в офісі

Оптимальний страховий запас становить приблизно 10–15% від місячного споживання.

Якщо офіс витрачає 10 кг на місяць, резерв може становити 1–1,5 кг.

Більший запас варто формувати, якщо:

• доставка здійснюється не щодня;
• споживання сильно коливається;
• у компанії часто проходять заходи;
• офіс розташований за межами великого міста;
• закупівлі потрібно погоджувати заздалегідь;
• постачання відбувається один раз на місяць.

Водночас не варто закуповувати каву на пів року вперед. Після відкриття упаковки зерно поступово втрачає частину аромату, особливо якщо його зберігають у теплому місці, біля вікна або в негерметичній місткості.

Замовляти раз на місяць чи частіше

Для невеликого офісу, який використовує 2–4 кг, зазвичай достатньо одного замовлення на місяць.

Якщо компанія споживає 10–20 кг, зручніше розділити обсяг на дві поставки. Наприклад, замовляти по 7–8 кг кожні два тижні.

Переваги регулярних невеликих поставок:

• кава довше зберігає аромат;
• не потрібно виділяти багато місця для зберігання;
• простіше коригувати кількість;
• менший ризик залишитися без зерна;
• можна чергувати різні сорти та суміші.

Українська кавова компанія ЛТД пропонує свіжообсмажену каву в зернах для офісів, працює з роздрібними й оптовими клієнтами та здійснює доставку по Києву й Україні.

Як вибрати каву для офісу

У великому колективі складно підібрати смак, який однаково сподобається всім. Для щоденного офісного використання часто обирають універсальні кавові суміші середнього обсмаження з помірною кислотністю та достатньою насиченістю.

Під час вибору варто врахувати:

• тип кавомашини;
• переважні напої;
• бажану міцність;
• співвідношення арабіки та робусти;
• ступінь обсмаження;
• бюджет на одну чашку;
• частку молочних напоїв;
• потребу в каві без кофеїну.

Якщо більшість працівників готує капучино й лате, краще обирати зерно з виразним смаком, який не губиться після додавання молока. Для еспресо та американо підійдуть як збалансовані суміші, так і окремі сорти арабіки.

Нові клієнти Coffee-UCC можуть замовити кілька сортів невеликими порціями від 100 г для дегустації, перш ніж визначатися з основною офісною закупівлею.

Чи потрібна в офісі кава без кофеїну

Каву без кофеїну варто додати до замовлення, якщо в колективі є працівники, які:

• обмежують споживання кофеїну;
• п’ють каву в другій половині дня;
• надають перевагу смаку кави без вираженого стимулювального ефекту;
• хочуть мати альтернативу звичайному еспресо.

Для початку достатньо, щоб кава без кофеїну становила близько 5–10% загального запасу. Після першого місяця кількість можна скоригувати за фактичним попитом.

Як розрахувати вартість кави на одного працівника

Щоб визначити офісний бюджет, потрібно знати:

• вартість одного кілограма;
• кількість чашок із кілограма;
• місячне споживання;
• кількість працівників.

Наприклад, якщо на чашку витрачається 9 г:

1000 ÷ 9 = приблизно 111 чашок із 1 кг

Якщо кілограм коштує 800 грн:

800 ÷ 111 = приблизно 7,2 грн за одну порцію зерна

Якщо працівник випиває дві чашки протягом 22 робочих днів:

7,2 × 2 × 22 = близько 317 грн на місяць

До цієї суми можна додати витрати на молоко, цукор, воду, стаканчики, обслуговування та очищення кавомашини.

Як скоротити перевитрату кави

Іноді фактичне споживання значно перевищує розрахункове не через кількість чашок, а через неправильне користування обладнанням.

Основні причини перевитрати:

• надто велика доза в налаштуваннях;
• часте приготування подвійних порцій;
• повторний запуск через невдалий смак;
• розсипання зерна під час засипання;
• надто часте промивання заварювального блоку з кавою;
• неправильно налаштований помел;
• приготування напою, який працівник не допиває;
• використання різних великих чашок без стандартного рецепта.

Щоб зменшити витрати, варто встановити кілька зрозумілих програм: еспресо, американо, капучино та лате. Не потрібно робити каву слабшою шляхом багаторазового проливання води через ту саму порцію — краще приготувати еспресо та окремо додати гарячу воду.

Як зрозуміти, що розрахунок потрібно переглянути

Потребу в каві бажано перевіряти щонайменше раз на три місяці.

Перерахунок потрібен, якщо:

• збільшився або скоротився штат;
• змінився формат роботи;
• встановили іншу кавомашину;
• працівники перейшли на міцніші напої;
• зросла кількість зустрічей;
• кава регулярно закінчується;
• щомісяця залишається невикористаний запас;
• змінився розмір чашок.

Найкращий показник — фактична витрата за кілька місяців. Теоретична формула потрібна для першого замовлення, а надалі її варто коригувати на основі реальної статистики.

Де купити каву для офісу в Києві та Україні

В інтернет-магазині Coffee-UCC можна замовити свіжообсмажену каву в зернах для офісу, дому, кав’ярні, ресторану або іншого бізнесу. У каталозі представлені окремі сорти, кавові суміші Romantic Coffee, арабіка, поєднання арабіки та робусти, а також кава без кофеїну.

Українська кавова компанія ЛТД обсмажує каву в Україні та працює як із роздрібними, так і з оптовими замовленнями. Доступна доставка кави по Києву та в інші міста України.

Щоб сформувати перше офісне замовлення:

1. визначте середню кількість працівників;
2. розрахуйте орієнтовне місячне споживання;
3. перевірте дозу своєї кавомашини;
4. оберіть кілька сортів для тестування;
5. після дегустації сформуйте регулярне замовлення;
6. через місяць скоригуйте кількість за фактичною витратою.

Такий підхід допоможе забезпечити офіс якісною кавою, контролювати бюджет і не зберігати зайві запаси.

Поширені запитання

Скільки кави потрібно на одну людину в офісі на місяць?

Якщо працівник випиває дві чашки на день, а кавомашина використовує 9 г зерна на порцію, за 22 робочі дні потрібно близько 400 г. Разом із невеликим запасом можна орієнтуватися на 0,4–0,5 кг на одного активного споживача.

Скільки чашок можна приготувати з 1 кг зернової кави?

За дози 8 г із кілограма можна приготувати близько 125 чашок, за дози 9 г — приблизно 111, а за дози 10 г — близько 100 чашок.

Скільки кави потрібно для офісу на 10 осіб?

Якщо каву п’ють 7–8 працівників по дві чашки на день, потрібно приблизно 3–3,5 кг зерна на місяць.

Скільки кави замовляти для офісу на 20 осіб?

За середнього споживання дві чашки на день варто орієнтуватися приблизно на 6–8 кг. Точна кількість залежить від частки працівників, які п’ють каву, та налаштувань кавомашини.

Який запас кави має бути в офісі?

Зазвичай достатньо резерву 10–15% від місячної потреби. Якщо поставки відбуваються рідко або в офісі часто проводять зустрічі, запас можна збільшити.

Що вигідніше для офісу: зернова чи розчинна кава?

Вибір залежить від бюджету й обладнання. Зернова кава підходить для автоматичних кавомашин і дозволяє готувати еспресо, американо та молочні напої. Розчинна кава не потребує кавомашини, але відрізняється способом виробництва, смаком і ароматом.

Як часто замовляти каву в офіс?

Невеликому колективу з витратою до 4 кг зазвичай зручно робити одне замовлення на місяць. Для офісів, які використовують понад 10 кг, доцільно організувати поставки двічі на місяць.

Як розрахувати бюджет на офісну каву?

Помножте необхідну кількість кілограмів на ціну обраної кави. Окремо врахуйте витрати на молоко, цукор, воду, посуд і догляд за кавомашиною.