Как рассчитать количество кофе для офиса на месяц

Чтобы в офисе не заканчивался кофе, но при этом не накапливались лишние запасы, стоит заранее рассчитать среднее месячное потребление. Для этого недостаточно просто умножить количество сотрудников на количество рабочих дней. Нужно учесть, сколько людей фактически бывает в офисе, кто из них пьет кофе, сколько чашек готовят в течение дня и сколько граммов зерна использует кофемашина.

В среднем небольшому офису на 10 сотрудников может понадобиться около 3–4 кг кофе в месяц, компании на 25 человек — 7–9 кг, а коллективу из 50 сотрудников — примерно 14–17 кг. Однако точное количество зависит от рабочего графика, типа кофемашины, рецептуры напитков и кофейных привычек команды.

Рассмотрим, как правильно рассчитать кофе для офиса, какой запас предусмотреть и как избежать ситуации, когда зерно заканчивается посреди рабочей недели.

Зачем рассчитывать месячное потребление кофе

Кофе в офисе — это регулярная статья расходов. Если заказывать его без расчета, могут возникнуть две противоположные проблемы:

• кофе заканчивается раньше следующей доставки;
• в офисе накапливается слишком большой запас;
• открытые упаковки долго хранятся и теряют аромат;
• бюджет на кофе постоянно меняется;
• сложно сравнивать предложения разных поставщиков;
• невозможно прогнозировать потребности при расширении команды.

Правильный расчет помогает сформировать стабильный график закупок, определить месячный бюджет и заказывать кофе свежей обжарки в нужном количестве.

Это особенно важно для крупных офисов, коворкингов, учебных центров, салонов, магазинов, медицинских учреждений и компаний, где кофе предлагают не только сотрудникам, но и клиентам.

От чего зависит расход кофе в офисе

Для точного расчета нужно учесть пять основных показателей:

1. среднее количество людей, которые ежедневно работают в офисе;
2. долю сотрудников, которые пьют кофе;
3. среднее количество чашек на одного человека;
4. дозу кофе на одну порцию;
5. количество рабочих дней в месяце.

Отдельно стоит добавить запас на гостей, переговоры, корпоративные встречи и возможные колебания потребления.

Формула расчета кофе для офиса

Для базового расчета можно использовать следующую формулу:

Количество сотрудников × доля любителей кофе × чашек в день × рабочих дней × граммов на чашку ÷ 1000

Полученный результат покажет примерное количество кофе в килограммах.

После этого желательно добавить еще 10–15% запаса.

Пример расчета

В офисе ежедневно работают 20 человек:

• 80% сотрудников пьют кофе;
• каждый выпивает в среднем 2 чашки;
• в месяце 22 рабочих дня;
• кофемашина использует 9 г зерна на одну порцию.

Расчет:

20 × 0,8 × 2 × 22 × 9 ÷ 1000 = 6,34 кг

Добавляем 10% запаса:

6,34 × 1,1 = 6,97 кг

Следовательно, для такого офиса целесообразно заказывать примерно 7 кг кофе в месяц. Если в компании часто проводят встречи с клиентами, лучше увеличить заказ до 7,5–8 кг.

Сколько граммов кофе нужно на одну чашку

Количество зерна зависит от типа оборудования, рецепта и настроек крепости.

Для классического эспрессо часто используют около 7–9 г молотого кофе на одну порцию. Двойной эспрессо может потребовать примерно 14–18 г. В то же время современные рецепты и настройки кофемашин могут предусматривать большую дозу.

Для офисных расчетов можно ориентироваться на следующие показатели:

Для фильтр-кофе распространенным ориентиром является примерно 55–60 г молотого кофе на литр воды.

Эти значения не стоит воспринимать как универсальную норму. Автоматическая кофемашина может использовать разное количество зерна в зависимости от выбранной крепости, размера порции и модели оборудования.

Самый точный способ — провести контрольное взвешивание.

Как узнать реальный расход кофемашины

Даже две одинаковые по типу кофемашины могут расходовать разное количество зерна. Поэтому перед формированием постоянного заказа стоит проверить фактическое потребление.

Способ 1. Взвесить зерно до и после

Засыпьте в контейнер ровно 1 кг кофе и зафиксируйте показатель счетчика порций. Когда зерно закончится, посмотрите, сколько напитков было приготовлено.

Например, из одного килограмма кофемашина приготовила 110 чашек:

1000 г ÷ 110 = 9,1 г на чашку

Это и будет фактический средний расход.

Способ 2. Вести учет в течение недели

Запишите:

• сколько кофе было засыпано;
• сколько рабочих дней прошло;
• сколько людей находилось в офисе;
• были ли встречи и гости;
• сколько зерна осталось.

Недельный расход можно умножить на 4,3 — среднее количество недель в календарном месяце.

Способ 3. Использовать счетчик кофемашины

Многие автоматические кофемашины сохраняют статистику приготовленных напитков. В меню можно проверить общее количество эспрессо, американо, капучино и других порций.

После этого достаточно умножить количество напитков на среднюю дозу зерна.

Таблица примерного потребления кофе в офисе

Ниже приведен ориентировочный расчет при следующих условиях:

• 70% сотрудников пьют кофе;
• в среднем — 2 чашки в день;
• 22 рабочих дня;
• 9 г зерна на одну чашку;
• дополнительный запас — 10%.

Таблица дает лишь стартовый ориентир. Если большинство сотрудников пьет по три чашки в день или часто заказывает двойной эспрессо, реальный расход будет значительно выше.

Расчет для офиса на 10 сотрудников

Предположим, что:

• ежедневно присутствуют 10 человек;
• 7 из них пьют кофе;
• среднее потребление — 2 чашки;
• доза — 9 г;
• рабочих дней — 22.

Расчет:

7 × 2 × 22 × 9 = 2772 г

Следовательно, базовое потребление составляет примерно 2,8 кг. Вместе с запасом стоит заказывать 3–3,5 кг кофе в месяц.

Расчет для офиса на 25 сотрудников

Допустим, кофе пьют 20 сотрудников, каждый — по 2 чашки в день:

20 × 2 × 22 × 9 = 7920 г

Результат — около 8 кг. С учетом гостей и переговоров оптимальный заказ составит 8–9 кг кофе в месяц.

Расчет для офиса на 50 сотрудников

Предположим, что ежедневно в офисе находятся 45 человек, а кофе пьют 35 из них:

35 × 2 × 22 × 9 = 13 860 г

Базовая потребность составляет около 14 кг. Вместе с резервом целесообразно заказывать 15–16 кг в месяц.

Для такого объема удобнее согласовать регулярные поставки, а не покупать все количество одновременно. Это поможет поддерживать запас и использовать кофе свежей обжарки.

Как учесть гибридный график

Одна из самых распространенных ошибок — рассчитывать кофе по общему количеству сотрудников в штате.

Например, в компании работают 50 человек, но из-за гибридного формата ежедневно в офисе присутствуют только 25–30. В таком случае расчет нужно проводить по средней фактической посещаемости.

Чтобы получить точный показатель:

1. проанализируйте посещаемость за последние 4–6 недель;
2. определите среднее количество людей в день;
3. учтите дни с наибольшей посещаемостью;
4. добавьте запас на общие собрания и корпоративные мероприятия.

Если сотрудники приходят в офис неравномерно, лучше иметь запас примерно на одну дополнительную неделю.

Как учесть кофе для гостей и клиентов

В компаниях с регулярными переговорами расход кофе может быть на 10–30% выше, чем показывает базовый расчет.

Для более точного прогноза необходимо определить:

• среднее количество встреч в неделю;
• количество гостей;
• среднее количество чашек на одну встречу;
• проводятся ли обучения, презентации или конференции;
• есть ли отдельная кофемашина в переговорной.

Например, если каждую неделю офис посещают 20 гостей и половина из них заказывает кофе:

10 чашек × 4,3 недели × 9 г = 387 г

Следовательно, только для гостей дополнительно потребуется около 0,4–0,5 кг кофе в месяц.

Какой запас кофе держать в офисе

Оптимальный страховой запас составляет примерно 10–15% от месячного потребления.

Если офис расходует 10 кг в месяц, резерв может составлять 1–1,5 кг.

Больший запас стоит формировать, если:

• доставка осуществляется не ежедневно;
• потребление сильно колеблется;
• в компании часто проходят мероприятия;
• офис расположен за пределами крупного города;
• закупки необходимо согласовывать заранее;
• поставка осуществляется один раз в месяц.

При этом не стоит закупать кофе на полгода вперед. После открытия упаковки зерно постепенно теряет часть аромата, особенно если его хранят в теплом месте, возле окна или в негерметичной емкости.

Заказывать раз в месяц или чаще

Для небольшого офиса, который использует 2–4 кг, обычно достаточно одного заказа в месяц.

Если компания потребляет 10–20 кг, удобнее разделить объем на две поставки. Например, заказывать по 7–8 кг каждые две недели.

Преимущества регулярных небольших поставок:

• кофе дольше сохраняет аромат;
• не нужно выделять много места для хранения;
• проще корректировать количество;
• меньше риск остаться без зерна;
• можно чередовать разные сорта и смеси.

Украинская кофейная компания ЛТД предлагает свежеобжаренный кофе в зернах для офисов, работает с розничными и оптовыми клиентами и осуществляет доставку по Киеву и Украине.

Как выбрать кофе для офиса

В большом коллективе сложно подобрать вкус, который одинаково понравится всем. Для ежедневного офисного использования часто выбирают универсальные кофейные смеси средней обжарки с умеренной кислотностью и достаточной насыщенностью.

При выборе стоит учитывать:

• тип кофемашины;
• предпочитаемые напитки;
• желаемую крепость;
• соотношение арабики и робусты;
• степень обжарки;
• бюджет на одну чашку;
• долю молочных напитков;
• потребность в кофе без кофеина.

Если большинство сотрудников готовит капучино и латте, лучше выбирать зерно с выразительным вкусом, который не теряется после добавления молока. Для эспрессо и американо подойдут как сбалансированные смеси, так и отдельные сорта арабики.

Новые клиенты Coffee-UCC могут заказать несколько сортов небольшими порциями от 100 г для дегустации, прежде чем определиться с основной офисной закупкой.

Нужен ли в офисе кофе без кофеина

Кофе без кофеина стоит добавить в заказ, если в коллективе есть сотрудники, которые:

• ограничивают потребление кофеина;
• пьют кофе во второй половине дня;
• предпочитают вкус кофе без выраженного стимулирующего эффекта;
• хотят иметь альтернативу обычному эспрессо.

Для начала достаточно, чтобы кофе без кофеина составлял около 5–10% общего запаса. После первого месяца количество можно скорректировать по фактическому спросу.

Как рассчитать стоимость кофе на одного сотрудника

Чтобы определить офисный бюджет, нужно знать:

• стоимость одного килограмма;
• количество чашек из килограмма;
• месячное потребление;
• количество сотрудников.

Например, если на чашку расходуется 9 г:

1000 ÷ 9 = примерно 111 чашек из 1 кг

Если килограмм стоит 800 грн:

800 ÷ 111 = примерно 7,2 грн за одну порцию зерна

Если сотрудник выпивает две чашки в течение 22 рабочих дней:

7,2 × 2 × 22 = около 317 грн в месяц

К этой сумме можно добавить расходы на молоко, сахар, воду, стаканчики, обслуживание и очистку кофемашины.

Как сократить перерасход кофе

Иногда фактическое потребление значительно превышает расчетное не из-за количества чашек, а из-за неправильного использования оборудования.

Основные причины перерасхода:

• слишком большая доза в настройках;
• частое приготовление двойных порций;
• повторный запуск из-за неудачного вкуса;
• рассыпание зерна при засыпании;
• слишком частая промывка заварочного блока с кофе;
• неправильно настроенный помол;
• приготовление напитка, который сотрудник не допивает;
• использование разных больших чашек без стандартного рецепта.

Чтобы уменьшить расходы, стоит установить несколько понятных программ: эспрессо, американо, капучино и латте. Не нужно делать кофе слабее путем многократного проливания воды через одну и ту же порцию — лучше приготовить эспрессо и отдельно добавить горячую воду.

Как понять, что расчет нужно пересмотреть

Потребность в кофе желательно проверять как минимум раз в три месяца.

Перерасчет необходим, если:

• увеличился или сократился штат;
• изменился формат работы;
• установили другую кофемашину;
• сотрудники перешли на более крепкие напитки;
• увеличилось количество встреч;
• кофе регулярно заканчивается;
• каждый месяц остается неиспользованный запас;
• изменился размер чашек.

Лучший показатель — фактический расход за несколько месяцев. Теоретическая формула нужна для первого заказа, а в дальнейшем ее стоит корректировать на основе реальной статистики.

Где купить кофе для офиса в Киеве и Украине

В интернет-магазине Coffee-UCC можно заказать свежеобжаренный кофе в зернах для офиса, дома, кофейни, ресторана или другого бизнеса. В каталоге представлены отдельные сорта, кофейные смеси Romantic Coffee, арабика, сочетания арабики и робусты, а также кофе без кофеина.

Украинская кофейная компания ЛТД обжаривает кофе в Украине и работает как с розничными, так и с оптовыми заказами. Доступна доставка кофе по Киеву и в другие города Украины.

Чтобы сформировать первый офисный заказ:

1. определите среднее количество сотрудников;
2. рассчитайте ориентировочное месячное потребление;
3. проверьте дозу своей кофемашины;
4. выберите несколько сортов для тестирования;
5. после дегустации сформируйте регулярный заказ;
6. через месяц скорректируйте количество по фактическому расходу.

Такой подход поможет обеспечить офис качественным кофе, контролировать бюджет и не хранить лишние запасы.

Часто задаваемые вопросы

Сколько кофе нужно на одного человека в офисе в месяц?

Если сотрудник выпивает две чашки в день, а кофемашина использует 9 г зерна на порцию, за 22 рабочих дня потребуется около 400 г. Вместе с небольшим запасом можно ориентироваться на 0,4–0,5 кг на одного активного потребителя.

Сколько чашек можно приготовить из 1 кг зернового кофе?

При дозе 8 г из килограмма можно приготовить около 125 чашек, при дозе 9 г — примерно 111, а при дозе 10 г — около 100 чашек.

Сколько кофе нужно для офиса на 10 человек?

Если кофе пьют 7–8 сотрудников по две чашки в день, потребуется примерно 3–3,5 кг зерна в месяц.

Сколько кофе заказывать для офиса на 20 человек?

При среднем потреблении две чашки в день стоит ориентироваться примерно на 6–8 кг. Точное количество зависит от доли сотрудников, которые пьют кофе, и настроек кофемашины.

Какой запас кофе должен быть в офисе?

Обычно достаточно резерва 10–15% от месячной потребности. Если поставки происходят редко или в офисе часто проводят встречи, запас можно увеличить.

Что выгоднее для офиса: зерновой или растворимый кофе?

Выбор зависит от бюджета и оборудования. Зерновой кофе подходит для автоматических кофемашин и позволяет готовить эспрессо, американо и молочные напитки. Растворимый кофе не требует кофемашины, но отличается способом производства, вкусом и ароматом.

Как часто заказывать кофе в офис?

Небольшому коллективу с расходом до 4 кг обычно удобно делать один заказ в месяц. Для офисов, которые используют более 10 кг, целесообразно организовать поставки два раза в месяц.

Как рассчитать бюджет на офисный кофе?

Умножьте необходимое количество килограммов на цену выбранного кофе. Отдельно учтите расходы на молоко, сахар, воду, посуду и уход за кофемашиной.